Politique de confidentialité

1. À qui s’adresse cette politique

Cette politique décrit les renseignements traités pour le site deniseapp.com, l’application mobile Denise et l’interface d’administration qui servent à coordonner les remplacements et les rappels de personnel. Elle s’adresse aux visiteurs, aux employés et aux administrateurs des organisations utilisatrices.

Votre organisation fournit et gère une partie des renseignements nécessaires à la gestion de ses effectifs. Denise traite ces renseignements pour fournir le service; votre organisation demeure votre interlocuteur pour ses propres décisions d’emploi, ses règles de rappel et ses obligations de conservation. La présente politique complète les avis de confidentialité de votre employeur.

Contact pour cette politique : Marc-André Théberge, fondateur de Denise, à info@pratiqo.ca. Ce courriel reçoit les questions, demandes d’accès, de rectification et de suppression relatives à Denise.

2. Les renseignements utilisés

Compte et coordonnées

Selon votre utilisation et les canaux activés : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, langue choisie, identifiant de compte et renseignements nécessaires à l’authentification. Une organisation peut aussi créer une fiche d’employé sans compte dans l’application.

Renseignements professionnels

Les renseignements saisis ou importés par votre organisation peuvent comprendre votre matricule, votre statut d’emploi, votre titre de poste, vos établissements et unités autorisés, vos qualifications, votre ancienneté et, lorsqu’ils sont fournis pour les règles de rappel ou les calculs de coûts, les taux de rémunération et paramètres de temps supplémentaire pertinents.

Disponibilités et activité de rappel

Vos disponibilités et préférences, les offres qui vous sont adressées, vos réponses, les attributions de quarts et leurs dates, ainsi que les actions d’administration et leur historique. Les échanges par SMS peuvent comprendre le contenu des messages et réponses, les numéros concernés, les références d’offres, les dates, les preuves de consentement et les statuts d’envoi ou de livraison.

Appareil et fonctionnement technique

Les identifiants nécessaires aux notifications poussées, l’état de leur autorisation et les informations techniques utiles au fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic du service, par exemple l’adresse IP, le type de navigateur ou d’appareil, les dates de connexion et les erreurs techniques. Les fournisseurs d’hébergement et de communication traitent aussi des métadonnées techniques dans le cadre de leurs services.

Demandes adressées à Denise

Si vous nous écrivez, nous recevons les coordonnées et le contenu que vous choisissez de nous transmettre, par exemple le nom de votre organisation et votre demande de démonstration ou d’assistance.

Limitez les renseignements sensibles : Denise sert à gérer des effectifs. N’y saisissez pas de dossiers de patients, de diagnostics ni de détails médicaux expliquant une absence. L’application ne demande pas de géolocalisation GPS continue; le lieu d’un quart correspond à l’établissement ou à l’unité défini par l’organisation.

3. D’où proviennent ces renseignements

Les renseignements proviennent de vous lorsque vous utilisez le service, de votre organisation lorsqu’elle configure ses effectifs et ses règles, de votre appareil pour les fonctions techniques autorisées, et des fournisseurs de communication lorsqu’ils retournent les réponses ou les statuts de livraison.

Les données fictives présentées dans la démonstration du site illustrent le produit et ne sont pas des dossiers d’employés réels.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Créer et protéger les accès, vérifier les droits et rattacher les employés à la bonne organisation.
• Présenter les quarts, déterminer les destinataires admissibles selon les paramètres de l’organisation et acheminer les communications autorisées.
• Enregistrer les réponses, permettre l’attribution des quarts et conserver un historique des décisions et des opérations.
• Fournir les tableaux de bord et les indicateurs opérationnels, comme les délais de réponse, les remplacements et les estimations de temps ou de coûts.
• Traiter les demandes de soutien, résoudre les incidents, prévenir les abus et assurer la sécurité du service.
• Gérer les consentements, les demandes relatives aux renseignements personnels et les obligations applicables.

Les règles de rappel peuvent utiliser des critères professionnels configurés par l’organisation. Elles ne constituent pas, à elles seules, une décision disciplinaire ou une garantie d’attribution. Pour une question sur votre admissibilité, votre classement ou une attribution, contactez votre gestionnaire.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels de gestion des effectifs et ne les utilisons pas pour le ciblage publicitaire.

5. Qui peut y accéder

Les employés ont accès aux renseignements et fonctions qui leur sont destinés. Les administrateurs autorisés de votre organisation accèdent aux renseignements nécessaires à leurs responsabilités, selon leurs rôles et leurs périmètres. Les accès techniques de Denise servent au fonctionnement, à la sécurité et au soutien, dans la mesure nécessaire.

Une autre organisation utilisatrice n’est pas destinataire de vos données du seul fait qu’elle utilise Denise. Une communication peut aussi être nécessaire pour respecter une obligation légale, répondre à une demande valide d’une autorité ou protéger les droits et la sécurité des personnes, dans les cas permis par la loi.

6. Les fournisseurs techniques

Le service s’appuie sur des fournisseurs qui traitent les renseignements nécessaires à leurs fonctions :

• Supabase : authentification, base de données et traitements techniques de l’application.
• Twilio : acheminement des SMS et de leurs réponses, numéros, contenu et statuts de communication, lorsque les SMS sont activés.
• Expo, Apple et Google : services nécessaires à la distribution, aux mises à jour et aux notifications de l’application, notamment les jetons d’appareil et les contenus de notification concernés.
• Vercel : hébergement de l’interface d’administration lorsqu’elle est servie par ce fournisseur.
• ChatGPT Sites et son infrastructure Cloudflare : hébergement et distribution du site public.
• Les services de courriel utilisés par Denise et votre organisation : réception des demandes, assistance et messages de compte concernés.

Les renseignements transmis sont limités aux besoins du service concerné. Les conditions de ces fournisseurs encadrent leurs traitements; Denise doit également tenir compte de ses engagements envers votre organisation. Nous ne leur confions pas ces renseignements pour qu’ils ciblent les employés par de la publicité.

7. Hébergement et traitements hors Québec

Les renseignements peuvent être traités au Canada ou dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, selon les services et l’environnement utilisés. La région de la base principale est précisée à l’organisation lors de la mise en service. Une base hébergée au Canada ne signifie pas que tous les services de notification, de courriel, d’hébergement web ou de soutien traitent exclusivement les données au Canada.

Les renseignements traités à l’étranger peuvent être soumis aux lois et aux accès autorisés par les autorités de ces territoires. Pour connaître les modalités de l’environnement de votre organisation, écrivez-nous ou contactez son responsable.

8. Notifications, SMS et choix

Notifications poussées : vous pouvez autoriser ou refuser les notifications dans les réglages de votre appareil et ajuster les préférences disponibles dans Denise. Retirer cette autorisation peut vous empêcher de recevoir les alertes poussées.

SMS : l’envoi dépend de l’activation du canal et du consentement applicable enregistré. Vous pouvez répondre STOP au numéro expéditeur pour demander l’arrêt des SMS, ou contacter votre organisation ou Denise. Les frais de votre opérateur peuvent s’appliquer. Une réponse à une offre est traitée selon les règles du rappel; la réception d’un SMS ne constitue pas une attribution de quart.

Le retrait d’un consentement vaut pour les traitements qui reposent sur ce consentement. Il ne supprime pas automatiquement les dossiers professionnels ou les renseignements que votre organisation ou Denise doit conserver pour un autre motif applicable.

Contenu sur écran verrouillé : les notifications et SMS peuvent être visibles par une personne qui a accès à votre appareil. Vous pouvez masquer leurs aperçus dans ses réglages.

9. Le site public et les témoins

La démonstration interactive et le calculateur du site fonctionnent dans votre navigateur. Leurs interactions ne créent pas de besoin réel, n’envoient pas de SMS ou de notification et ne transmettent pas à Denise les valeurs saisies dans le calculateur.

La version actuelle du site ne comporte pas de formulaire de collecte hébergé, de traceur publicitaire ni d’outil d’analyse d’audience ajouté par Denise. Le bouton de contact ouvre votre application de courriel; votre message n’est envoyé que lorsque vous choisissez de l’envoyer. Les polices sont hébergées avec le site.

L’hébergement peut traiter les données techniques nécessaires à l’affichage, à la sécurité et à la distribution du site, notamment les requêtes et l’adresse IP. Dans les espaces connectés, des cookies ou mécanismes de stockage local peuvent servir à l’authentification et aux fonctions essentielles. Vous pouvez gérer ce stockage dans votre navigateur; sa désactivation peut perturber la connexion.

Les liens vers des sites externes vous conduisent à des services qui appliquent leurs propres politiques.

10. Conservation et suppression

La conservation dépend de la catégorie de renseignement, de sa finalité, de l’utilisation du service, des instructions de l’organisation et des obligations applicables. Les coordonnées et préférences servent à maintenir le service actif; les historiques de rappel, les attributions, les consentements et les journaux peuvent devoir être conservés pour la traçabilité, les obligations professionnelles, la sécurité ou le règlement d’un différend.

Nous limitons la conservation à ce qui est nécessaire à ces fins. La désactivation d’un employé ou la fermeture d’un accès n’efface pas automatiquement l’historique géré par l’employeur. Les copies de sauvegarde, lorsqu’elles existent, peuvent subsister jusqu’à leur rotation ou leur expiration.

Pour demander la fermeture de votre compte ou la suppression de renseignements, écrivez à info@pratiqo.ca en précisant qu’il s’agit de Denise, votre organisation et l’adresse courriel ou le numéro associé au compte. Nous vérifierons votre identité, déterminerons avec l’organisation les renseignements concernés et expliquerons les éléments qui doivent être conservés et pour quel motif. N’envoyez pas votre mot de passe ni de pièce d’identité dans une première demande.

11. Vos demandes et vos droits

Selon les règles applicables, vous pouvez demander l’accès aux renseignements vous concernant, leur rectification, des précisions sur leur utilisation, la suppression de renseignements, le retrait d’un consentement et, lorsque prévu, une copie ou la communication de renseignements dans un format approprié. Certains droits peuvent être limités par les obligations de conservation ou les droits d’autres personnes.

Utilisez les réglages de profil disponibles et contactez votre organisation pour les données professionnelles qu’elle fournit. Vous pouvez aussi écrire directement à Denise à info@pratiqo.ca. Nous orienterons votre demande vers le bon interlocuteur et traiterons les renseignements relevant de Denise. Vous pouvez nous adresser une plainte ou contacter l’autorité de protection des renseignements personnels compétente, notamment la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. Sécurité et utilisation appropriée

Le service utilise des mécanismes d’authentification, des contrôles d’accès par rôle et organisation, des communications chiffrées en transit et des journaux techniques et opérationnels pour limiter les accès non autorisés et soutenir les enquêtes sur les incidents. Aucune mesure de sécurité ne peut éliminer tous les risques.

Protégez vos identifiants, gardez votre appareil à jour et signalez toute utilisation suspecte à votre organisation et à Denise. Le service est destiné à la gestion d’équipes en milieu de travail, et non à un service destiné aux enfants.

13. Modifications et contact

Cette politique peut évoluer avec les fonctionnalités et les fournisseurs du service. La date de mise à jour figure en haut de la page. Les changements importants seront signalés par un moyen approprié, par exemple dans le service ou à l’organisation concernée. Un consentement supplémentaire sera demandé lorsqu’il est requis.